Datenschutz

Datenschutzrichtlinie

Stand: 2. Oktober 2025

Wir, die IconicC Digital GmbH, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und halten uns an die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie anderer geltender Datenschutzgesetze. Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, welche Daten wir auf unserer Webseite (www.iconicc.com) und im Rahmen unserer KI-gestützten Dienstleistungen erheben, wie wir sie verarbeiten, speichern und schützen sowie welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

IconicC Digital GmbH
Saarlouiser Strasse 19
80977 München, Deutschland
E-Mail: info@iconicc.com
Telefon: +49 89 45227340

Unser Datenschutzbeauftragter ist unter der oben genannten Adresse oder per E-Mail an info@iconicc.com erreichbar.

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben und verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname, wenn Sie uns über unser Kontaktformular, per E-Mail oder über andere Kanäle kontaktieren.
Nutzungsdaten: Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite, z. B. IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem, besuchte Seiten, Verweildauer und Referrer-URL.
Buchhaltungsdaten: Wenn Sie unsere KI-Agenten für Buchhaltung nutzen, verarbeiten wir Daten wie Rechnungen, Transaktionsdaten, Steuerinformationen oder andere geschäftsrelevante Daten, die Sie uns bereitstellen.
Vertragsdaten: Daten im Rahmen von Verträgen oder Registrierungen, z. B. Zahlungsinformationen oder Benutzerkonten.
Technische Daten: Daten, die durch die Interaktion mit unseren KI-Agenten entstehen, z. B. E-Mail-Adressen, die für virtuelle Assistenten verwendet werden, sowie Metadaten zu deren Nutzung.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung unserer Dienstleistungen: Zur Erbringung unserer KI-gestützten Buchhaltungslösungen, einschließlich der Kommunikation über E-Mail-Adressen für virtuelle Assistenten.
Webseitenbetrieb: Zur technischen Bereitstellung, Analyse und Optimierung unserer Webseite (z. B. durch Analyse von Nutzungsdaten).
Kundensupport: Zur Bearbeitung von Anfragen, die über unser Kontaktformular oder per E-Mail eingehen.
Vertragsabwicklung: Zur Erfüllung von Verträgen, Abrechnung und Verwaltung von Kundenbeziehungen.
Marketing (optional): Versand von Newslettern oder Informationen über unsere Dienstleistungen, sofern Sie eingewilligt haben.
Sicherheit: Zum Schutz vor Missbrauch, Betrug oder Cyberangriffen (z. B. durch Speicherung von IP-Adressen).

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Einwilligung, z. B. für Newsletter oder Cookies.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen, z. B. bei Nutzung unserer KI-Dienste.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse, z. B. zur Verbesserung unserer Webseite oder zum Schutz vor Cyberangriffen.

5. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre Daten nur in folgenden Fällen weiter:

Dienstleister: An vertrauenswürdige Drittanbieter (Auftragsverarbeiter), z. B. Hosting-Provider, E-Mail-Dienste oder Cloud-Plattformen, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen. Diese sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.
Gesetzliche Verpflichtungen: An Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Finanzamt bei Buchhaltungsdaten).
Geschäftspartner: Falls erforderlich für die Erbringung unserer Dienstleistungen, z. B. Zahlungsdienstleister wie Stripe für die Verarbeitung von Zahlungen.

Wir übermitteln keine Daten in Drittländer außerhalb der EU, es sei denn, es gibt angemessene Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

Buchhaltungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO (Abgabenordnung).
Kontaktdaten: Bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder Beendigung des Vertrags.
Nutzungsdaten: Maximal 12 Monate, sofern nicht anders erforderlich.

Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf Korrektur unrichtiger Daten.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden"), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht, Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Recht, der Verarbeitung aus berechtigtem Interesse zu widersprechen.
Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Bitte kontaktieren Sie uns unter info@iconicc.com, um Ihre Rechte auszuüben. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (z. B. Bayerischer Landesbeauftragter für Datenschutz).

8. Cookies und Analysetools

Unsere Webseite verwendet Cookies und Analysetools, um die Nutzererfahrung zu verbessern:

Notwendige Cookies: Für den Betrieb der Webseite erforderlich (z. B. Sitzungsverwaltung).
Analyse-Cookies: Wir nutzen Tools wie Matomo (selbst gehostet, anonymisiert), um Nutzungsdaten zu analysieren. Sie können dies über Ihren Browser oder unser Cookie-Banner deaktivieren.
Cookie-Banner: Beim ersten Besuch können Sie Ihre Cookie-Präferenzen festlegen. Sie können diese jederzeit ändern.

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen, z. B.:

Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL).
Sichere Speicherung in EU-Rechenzentren, alle steuerlich relevanten Daten nur in Deutschland.
Regelmäßige Sicherheitsupdates und Zugriffskontrollen.

Trotz aller Maßnahmen können wir keine absolute Sicherheit garantieren. Bei Sicherheitsvorfällen informieren wir Sie gemäß Art. 33/34 DSGVO.

10. Kontaktformular und KI-Agenten

Kontaktformular: Daten, die Sie in unserem Kontaktformular eingeben, werden verschlüsselt übertragen und nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt.
KI-Agenten: Unsere KI-Agenten, die hinter E-Mail-Adressen agieren, verarbeiten nur die Daten, die für die Buchhaltung erforderlich sind. Diese Daten werden sicher gespeichert und nicht für andere Zwecke verwendet.

11. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie bei Bedarf anzupassen, z. B. bei gesetzlichen Änderungen oder neuen Funktionen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Webseite.

Kontakt: Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
IconicC Digital GmbH – E-Mail: info@iconicc.com